Funkcje - Możliwości programu

SYSTEmSM posiada wiele funkcji wspomagających zarządzanie nieruchomościami. Najważniejsze z nich to:

• Dostosowanie do wymogów Głównego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych (GIODO), w zakresie ochrony zbiorów danych osobowych odbiorców.

• Możliwość wprowadzania do jednej bazy danych wielu wspólnot mieszkaniowych, z zachowaniem „hermetycznego” przeglądania i przetwarzania danych.

• Dowolność definiowania typów zasobów.

• Kartoteki mieszkańców/właścicieli i kartoteki lokali są ewidencjonowane osobno. Pozwala to na dodawanie kilku różnych właścicieli do jednego lokalu bez konieczności dublowania kartotek lokali.

• Możliwość określenia procentowego podziału kosztów na każdego z właścicieli.

• Rozliczenie kosztów. Możliwość zestawienia np. rocznej wartości naliczonego składnika(ów) w nieruchomości z faktycznie poniesionymi kosztami. Pozwala to rozliczyć lokal na podstawie wskazanego sposobu (np. proporcjonalnie do wysokości opłat) i wygenerować dokument rozliczeniowy.

• Możliwość utworzenia dowolnego, specyficznego sposobu naliczania wartości danego składnika dla danego lokalu.

• Obsługa Płatności Masowych - zapewnia szybkie i efektywne rozliczanie wpłat i przelewów bankowych. Informacje o dokonanych wpłatach są automatycznie importowane z banku do programu SYSTEmSM, co znacznie redukuje czas pracy księgowych i obniża koszty obsługi płatności.

• Możliwość rozliczenia liczników za okres, w trakcie którego zmieniono cenę za m³ zużycia lub podgrzania wody. W przypadku takiego rozliczenia program oblicza rzeczywiste zużycie lub podgrzanie na podstawie średniego miesięcznego zużycia i wtedy obowiązującej ceny. Rozliczenie zostanie przeprowadzone poprawnie również w przypadku zmiany wysokości pobieranych miesięcznych zaliczek.

• Rozliczenie mediów można dokonać na dowolny dzień.

• Możliwość tworzenia wiadomości wewnętrznych (przypomnienia/alerty) dla wybranych użytkowników programu (w tym także dla siebie) i ustalenie, w jakim dniu lub przez jaki okres mają się one pokazywać jako przypomnienie o zaplanowanych zdarzeniach.

• Porównanie zużycia mediów na licznikach końcowych i głównych, z możliwością rozliczenia wynikłej różnicy na lokale.

• Ustalanie comiesięcznych zaliczek na „media” jest możliwe poprzez określenie ilości jednostek i ceny jednostkowej lub wysokości opłaty całkowitej.

• Rozbudowany moduł wydruków, umożliwiający samodzielnie tworzenie wielu szablonów wydruków dla danego okna. Możliwość utworzenia zaawansowanych wydruków zawierających kilka stron oraz okna dialogowe.

• Możliwość nanoszenia na wydrukach informacji zakodowanej w postaci kodu kreskowego. Przy pomocy skanera można odczytać w okienku kasowym informacje z książeczki czynszowej czy polecenia zapłaty i automatycznie ustalić nieopłacone dokumenty dla danego lokatora.

• Elastyczny sposób tworzenia dokumentów naliczenia i rozliczenia, zawierających dowolnie wybrane i skonfigurowane składniki.

• Możliwość rozliczania składników naliczeniowych w walutach obcych.

• Moduł Ugód umożliwiający rozbicie zaległych i niezapłaconych dokumentów odbiorców na dogodne do spłacenia raty.

• Możliwość wprowadzania i ewidencjonowania dokumentów sądowych.

• W celu ułatwienia wykonywania określonych funkcji, program został wyposażony w kreatory:
  - naliczeń 
  - odsetek 
  - korekt 
  - zmian cen składników 
  - rozliczenia kosztów

• Dział techniczny. Ewidencja przeglądów technicznych wykonywanych w lokalu i nieruchomości, np. przeglądy instalacji gazowej czy przeglądy kominiarskie. Planowanie i kontrola wykonania przeglądów urządzeń i instalacji.

• Możliwość przeprowadzania analiz usterek i procesu ich likwidacji w podziale na nieruchomości i rodzaje robót w dowolnym okresie czasu.

• Bezpośrednie połączenie z programami finansowo-księgowymi (import i eksport danych).

• Możliwość zautomatyzowania odczytu liczników, poprzez zastosowanie PSION - przenośnych urządzeń typu palmtop.

• E-czynsze. Aktualne rozliczenia opłat za lokale, dostępne dla lokatorów w Internecie. Możliwość wprowadzania odczytów liczników. Szybki i wygodny kontakt poprzez pocztę email.